RESUME PERENCANAAN KAPASITAS AGGREGATE

1.    Konsep Dasar Dan Peran Strategis Perencanaan Kapsitas dan Aggregate Dalam Proses Produksi

a.      Konsep Dasar dan Peran Perencanaan Aggregate Dalam Proses Produksi

Seperti telah dibahas pada bab terdahulu, perencanaan jangka panjang perusahaan dijabarkan lebih lanjut dalam perencanaan jangka menengah. Perencanaan ini berupa business plan yang berisikan rencana kegiatan perusahaan dalam rentang waktu 3 sampai 24 bulan yang akan datang. Business plan ini didasarkan atas prakiraan kondisi perekonomian, industri, ataupun persaingan masa datang, dan mencerminkan strategi perusahaan dalam mencapai sasaran.

Bagian business plan yang menyangkut kegiatan produksi atau operasi disebut perencanaan produksi atau dikenal dengan istilah perencanaan agregat (aggregate planning). Perencanaan agregat merupakan jantung dari perencanaan jangka menengah. Tujuan perencanaan agregat untuk mengembangkan suatu rencana produksi secara menyeluruh yang fisibel dan optimal. Fisibel berarti dapat memenuhi permintaan pasar dan sesuai dengan kapasitas yang ada, sedangkan optimal berarti menggunakan sumber daya sebijaksana mungkin dengan pengeluaran biaya serendah mungkin. Meskipun merupakan faktor penting yang menjadi perhatian, biaya tidak satu-satunya pertimbangan. Faktor lain yang juga perlu menjadi perhatian, antara lain kepuasan pelanggan, kepuasan karyawan, pesaing dan mutu produk yang dihasilkan.

Perencanaan agregat berhubungan dengan penentuan jumlah dan waktu produksi untuk jangka waktu menengah. Manajer operasi harus menentukan jalan terbaik agar memenuhi prakiraan permintaan dengan cara menyesuaikan rata-rata produksi, tingkat penggunaan tenaga kerja, tingkat persediaan, lembur, kerja sama (subkontrak), atau variabel lain yang dapat dikendalikan. Berdasarkan prakiraan permintaan dan masukan lain yang berhubungan, manajer operasi harus menentukan strategi yang hendak dipakai untuk memperoleh suatu perencanaan agregat yang fisibel dan optimal.

Kegiatan perencanaan agregat tidak saja dilakukan untuk industri pengolahan, tetapi juga untuk industn jasa, seperti rumah sakit, bank atau lembaga pendidikan keterampilan. Misalnya, suatu perusahaan jasa yang menyelenggarakan jasa pelatihan/pendidikan komputer menawarkan materi pelatihan word processor, data base, spread sheet dan berbagai subjek lain, serta mempekerjakan sejumlah instruktur untuk memenuhi permintaan dari umum atau kalangar. instansi pemerintah. Permintaan pelatihan cenderung menurun menjelang hari libur panjang, seperti menjelang lebaran atau akhir tahun. Untuk memenuhi fluktuasi permintaan yang berbeda. perusahaan dapat melakukan pengurangan instruktur atau melakukan kegiatan promosi tambahan untuk mendorong permintaan pada musim permintaan rendah, atau melakukan penambahan instruktur atau subkontrak pada lembaga lain jika terjadi permintaan tinggi.

Dengan menggunakan beberapa metode dalam perencanaan agregat, manajer operasi dapat memilih strategi terbaik yang mem­berikan keuntungan optimal. Perencanaan agregat diperlukan karena akan mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam meme­nuhi permintaan clan dalam berkompetisi dengan perusahaan lain.

Peran Perecanaan Aggregate antara lain:

1. Sebagai langkah awal untuk menentukan aktifitas produksi

2. Sebagai masukan perencanaan sumber daya

3.  Stabilisasi produksi dan tenaga kerja terhadap fluktuasi permintaan

Perencanaan agregat menghubungkan sasaran strategis perusahaan dengan rencana produksi. Ada empat hal yang diperlukan untuk perencanaan agregat :

1. Keseluruhan unit yang logis untuk mengukur output dan penjualan, seperti unit alat pendingin pada GE.

2. Peramalan permintaan untuk suatu perioda perencanaan jangka menengah yang layak pada selang waktu agregat tersebut.

3. Metode untuk menentukan biaya yang didiskusikan.

4. Model yang mengkombinasikan peramalan dan biaya sehingga keputusan penjadwalan dapat dibuat untuk perioda perencanaan.

b.      Konsep Dasar dan Peran Perencanaan Kapasitas Dalam Proses Produksi

Untuk memenuhi permintaan konsumen, perusahaan harus meminimalkan biaya produksi tanpa mengurangi kualitas produk dan memanfaatkan bahan baku seefisien mungkin tanpa mengurangi mutu bahan baku. Maka, perencanaan kapasitas sangat berperan penting dalam hal ini, dan seorang Manajer Operasional, harus mampu merencanakan kapasitas produksi dengan biaya yang seefisien mungkin dan kualitas yang baik, serta sesuai dengan permintaan pasar, sebagaimana pengertian dari kapasitas itu sendiri, yakni :

1. Kapasitas adalah hasil produksi atau volume pemrosesan (throughput), atau jumlah unit yang dapat ditangani, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah fasilitas pada suatu periode waktu tertentu.

2.   Kapasitas dari bahasa Belanda; capaciteit adalah:

a.     Daya tampung, daya serap

b.     Ruang atau fasilitas yang tersedia

c.     Kemampuan (maksimal)

3.   Kapasitas adalah suatu tingkat keluaran, suatu kuantitas keluaran dalam periode tertentu, dan merupakan kuantitas keluaran tertinggi yang mungkin selama periode waktu tersebut.

4.   Desaign capacity yaitu tingkat keluaran per satuan waktu pabrik yang dirancang

5.    Rated capacity yaitu tingkat keluaran per satuan waktu yang menunjukkan bahwa fasilitas secara teoritik mempunyai kemampuan memproduksinya

6.   Standard capacity yaitu tingkat keluaran per satuan waktu yang ditetapkan sebagai “sasaran”  pengoperasian bagi manajemen, supervisi dan para operator mesin.

7.    Actual/operating  capacity, yaitu tingkat keluaran rata-rata per satuan waktu selama periode-periode waktu yang telah lewat

8.   Peak capacity, yaitu jumlah keluaran per satuan waktu yang dapat dapat dicapai melalui maksimasi keluaran, dan mungkin dilakukan dengan kerja lembur, menambah tenaga kerja, menghapus penundaan-penundaan, mengurangi jam istirahat, dll

Kapasitas adalah kemampuan pembatas dari unit produksi untuk berproduksi dalam waktu tertentu, dan biasanya dinyatakan dalam bentuk keluaran (output) per satuan waktu. Pengertian kapasitas ini harus dilihat dari tiga perspektif agar lebih jelas, yaitu:

A. Kapasitas Desain : 

Menunjukkan output maksimum pada kondisi ideal dimana tidak ada produk yang rusak atau cacat, hanya untuk  perawatan yang rutin.

B. Kapasitas Efektif : 

Menunjukkan output maksimum pada tingkat operasi tertentu. Pada umumnya kapasitas efektif lebih rendah dari pada kapasitas desain. Kapasitas efektif sering kali lebih rendah daripada kapasitas desain karena fasilitas yang ada mungkin telah didesain untuk versi produk sebelumnya atau bauran produk yang berbeda daripada yang sekarang sedang diproduksi.     

C. Kapasitas Aktual :

Menunjukkan output nyata yang dapat dihasilkan oleh fasilitasproduksi. Kapasitas aktual sedapat mungkin harus diusahakan sama dengan kapasitas efektif.

2.    Strategi Perencanaan Kapasitas Produksi

Empat Proses Strategi Kapasitas

Strategi peningkatan volume dan variasi produk

a.       Fokus pada proses.

Fokus pada proses ini dapat dilihat dari peralatan, layout , dan pengawasan. Ketiga hal ini membuat fleksibilitas produk semakinbesar karena produk bergerak secara terputus-putus dari satu proses ke proseslain (proses intermitten).

 

b.      Fokus pada Proses Berulang-ulang .

Proses berulang-ulang beradadiantara fokus pada produk dan fokus pada proses. Jalur proses berulang-ulangmerupakan jalur perakitan klasik. Proses ini banyak digunakan pada perakitankendaraan bermotor dan peralatan rumah tangga, karena memiliki struktur yanglebih dan fleksibilitasnya kurang dibanding fasilitas yang difokuskan pada proses.

c.       Fokus pada Produk.

Proses yang menghasilkan volume produk yang besardengan keragaman yang rendah disebut proses yang memfokuskan pada produk.Fasilitas-fasilitas pendukung diatur disekitar produk. Proses ini juga disebut proseskontinu, karena jalannya produksi secara terus-menerus dan sangat lama. Fasilitas-fasilitas yang difokuskan pada produk, menghasilkan produk dalam volume yangbesar dan keberagaman yang rendah. Sifat khusus fasilitas ini adalahdibutuhkannya biaya tetap yang sangat tinggi, tetapi biaya variabelnya rendahkarena adanya pemanfaatan fasilitas yang sangat tinggi.

d.      Fokus pada Produksi Masal.

Produksi masal merupakan produksibarang dan jasa yang sangat cepat dengan biaya rendah, untuk memenuhikeinginan unik konsumen yang terus meningkat. Produksi masal menyediakanragam produk yang banyak dengan biaya rendah. Produksi masal dapatmeningkatan kapabilitas operasional. Hubungan antara penjualan, produksi danlogistik sangat erat. Manajer operasi harus memanfaatkan sumber dayaorganisasi secara imajinatif dan agresif untuk membangun proses yang mampumemproduksi produk masal secara cepat dan murah.

3.    Strategi Perencanaan Aggregate Dalam Proses Produksi

Pada umumnya, perusahaan menghadapi permintaan yang berubah-­ubah/tidak tetap. Pola permintaan yang tidak tetap ini meng­akibatkan beban kerja yang tidak tetap pula, misalnya kebutuhan tenaga kerja pada setiap periode dalam suatu jangka waktu tertentu bisa tidak sama. Untuk mengatasi hal ini, dilakukan perencanaan dengan mengatur tingkat persediaan, produksi, penggunaan tenaga kerja, kapasitas produksi yang dipakai, atau variabel lain.

Terdapat tujuh strategi yang digunakan dalam perencanaan agregat, yaitu melakukan variasi tingkat persediaan, melakukan variasi jam kerja, melakukan variasi jumlah tenaga kerja, subkontrak, menggunakan pekerja paruh waktu, mempengaruhi permintaan, dan pemesanan tertunda selama periode permintaan tinggi.

a.        Melakukan Variasi Tingkat Persediaan

Pada strategi ini jumlah karyawan dan waktu kerja dipertahankan tetap sehingga rata-rata tingkat produksi akan tetap. Kelebihan produksi yang terjadi pada periode permintaan rendah disimpan sebagai persediaan yang nantinya digunakan untuk menutupi kekurangan produksi pada waktu terjadi permintaan yang lebih tinggi dari tingkat produksi.

Kelemahan strategi ini adalah timbulnya biaya penyimpanan persediaan berupa biaya sewa gudang, administrasi, asuransi, kerusakan material, dan bertambahnya modal yang tertanam. Namun, di pihak lain, pada waktu terjadi permintaan tinggi perusahaan dapat menghindari terjadinya kehilangan penjualan karena memiliki kelebihan persediaan yang diperoleh pada waktu permintaan rendah. Kehilangan persediaan sebagai akibat tidak adanya persediaan membawa pengaruh kepada ketidakpuasan pelanggan, bahkan beralihnya pelanggan kepada pihak pesaing.

Strategi ini tidak dapat digunakan untuk kegiatan jasa (misalnya transportasi, kesehatan, atau pendidikan) karena jasa tidak dapat disimpan sebagai persediaan. Strategi ini juga tidak tepat bagi perusahaan yang produknya cepat rusak/tidak tahan lama, berhubungan dengan mode/fashion, bernilai tinggi/mahal, atau memerlukan ruang simpan yang sangat besar.

b.      Melakukan variasi jam kerja

Dalam strategi ini jumlah karyawan dijaga tetap untuk suatu tingkat produksi tertentu, perubahan hanya dilakukan terhadap jumlah jam kerja. Jika permintaan naik, diadakan penambahan jam kerja (lembur, overtime) untuk menambah produksi, sedangkan jika permintaan turun dilakukan pengurangan jam kerja (undertime). 

Lembur biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar karena upah lembur lebih besar daripada upah pada waktu reguler. Selain itu, terlalu banyak lembur dapat menurunkan produktivitas dan menambah biaya overhead.

Undertime di sini bisa dalam bentuk seluruh atau sebagian karyawan bekerja dalam tingkat kecepatan yang lebih lambat tetapi dengan upah yang tetap (reguler), yang tentunya menimbulkan biaya tinggi, atau dengan melalui peng­gunaan jumlah hari/jam kerja yang lebih pendek yang dikaitkan dengan pengurangan jumlah upah.

Apabila tingkat kecepatan kerja dan jumlah jam kerja dipertahankan tetap, untuk mengisi kekosongan jam kerja karyawan dapat dimanfaatkan untuk pemeliharaan mesin dan peralatan, kebersihan atau pekerjaan lain yang bermanfaat.

c.        Melakukan variasi jumlah tenaga kerja

Apabila terjadi permintaan tinggi maka dilakukan penambahan tenaga kerja. Sebaliknya, pada waktu permintaan rendah dilakukan pengurangan tenaga kerja (lay off). Biaya yang timbul mencakup biaya pengadaan tenaga kerja (iklan, tes, wawancara, pelatihan) atau pesangon bagi tenaga kerja yang dikurangi.

Strategi ini cocok untuk diterapkan apabila tenaga kerja yang disewa atau dikurangi mempunyai keterampilan yang rendah (misalnya untuk hotel, restoran, perkebunan, atau beberapa pabrik), dan jika pasar tenaga kerja memiliki suplai yang besar.

Bagi perusahaan yang memerlukan tenaga kerja dengan keterampilan tinggi, strategi ini tidak mudah diterapkan karena tenaga kerja yang demikian lebih menyukai pekerjaan yang tetap dan tedamin. Selain itu, pengurangan tenaga kerja yang terlalu sering dapat mempunyai pengaruh negatif, yaitu menurunkan moral kerja karyawan yang mengakibatkan penurunan produktivitas.

d.      Subkontrak

Subkontrak dilakukan apabila terjadi permintaan yang bertambah sementara kapasitas produksi tidak cukup untuk memenuhinya, sedangkan perusahaan tidak menghendaki hilangnya permintaan atau pelanggan penting.

Subkontraktor yang dipilih tentunya yang dapat memenuhi standar mutu yang disyaratkan dan dapat memenuhi jadwal pengiriman. Kerugian strategi subkontrak adalah harga pokok produksi menjadi lebih tinggi, bisa memberikan kesempatan kepada pesaing untuk maju, dan adanya risiko karena tidak dapat secara langsung mengontrol mutu produk dan penjadwalan.

e.        Menggunakan Pekerja Paruh Waktu

Dalam sektor jasa, pekerja paruh waktu (part timer) dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja berketerampilan rendah, seperti di restoran, toko eceran, dan supermarket Metode ini membawa konsekuensi biaya yang rendah dan lebih fleksibel daripada menggunakan tenaga kerja tetap.

Kelemahan metode ini, mengakibatkan perputaran (turnover) tenaga kerja dan biaya pelatihan yang tinggi, serta mempengaruhi konsistensi mutu produk. Apabila strategi ini diterapkan untuk pekerjaan yang memerlukan keterampilan tinggi, masalah yang`perlu diantisipasi ialah tidak tersedianya tenaga kerja pada saat diperlukan karena mereka mencari kerja di tempat lain.

f.       Mempengaruhi Permintaan

Jika permintaan turun/rendah, perusahaan berusaha menaikkan permintaan melalui Man, promosi, pemotongan harga (diskon), atau menggalakkan bentuk kegiatan pemasaran lain. Misalnya, perusahaan penerbangan dan perhotelan sering memberikan potongan harga pada akhir pekan atau pada musim-musim sepi. Biaya tambahan yang timbul tentunya berupa biaya Man, potongan harga, dan biaya program promosi lain.

Strategi ini juga termasuk menggeser permintaan dari periode permintaan tinggi ke periode permintaan rendah, seperti yang dilakukan perusahaan telekomunikasi. Pada saat siang hari, banyak permintaan telepon yang tidak terlayani karena salurannya penuh (kapasitas yang tersedia terpakai semua). 

Untuk itu, dilakukan strategi menggeser permintaan siang hari ke malam hari (di mana permintaan relatif sepi), melalui perbedaan tarif yang sangat signifikan. Hal itu menyebabkan konsumen yang tadinya akan menggunakan jasa telepon siang hari beralih ke malam hari karena ingin mendapatkan biaya yang rendah. Permintaan siang hari yang potensi hilang menjadi tetap ada karena pindah ke malam hari.

4.    Tantangan / Isu Strategis Dalam Kapasitas Dan Aggregate Dalam Proses Produksi

a.    Tantangan Perencanaan Kapasitas

Pilihan	Keunggulan	Kerugian
Mengubah tingkat persediaan	Perubahan sumber daya manusia terjadi secara bertahap atau tidak ada perubahan produksi secara tiba-tiba	Biaya penyimpanan persediaan dapat meningkat. Kekurangan persediaan dapat menyebabkan kehilangan pernjualan
Meragamkan jumlah tenaga kerja dengan merekrut atau memberhentikan karyawan	Menghindari biaya alternative lain	Biaya perekrutan, PHK, dan pelatihan mungkin berjumlah besar.
Meragamkan tingkat produksi melalui waktu lembur atau waktu kosong	Menyesuaikan fluktuasi musiman  tanpa biaya perekrutan / pelatihan	Upah lembur mahal; karyawan lelah; mungkin tidak dapat memenuhi permintaan
Subkontrak	Membolehkan adanya fleksibilitas dan memuluskan output perusahaan	Kehilangan pengendalian mutu; mengurangi keuntungan; kehilangan bisnis di masa datang
Menggunakan karyawan paruh waktu	Lebih murah dan lebih fleksibel daripada karyawan penuh waktu	Biaya perputaran karyawan/ pelatihan tinggi; sulit membuat penjadwalan
Mempengaruhi permintaan	Mencoba untuk menggunakan kapasitas berlebih; diskon menarik pelanggan baru	Ketidakpastian permintaan, sulit untuk menyesuaikan permintaan pada pasokan ssecara tepat
Tunggakan pesanan selama periode permintaan tinggi	Dapat menghindari lembur, menjaga kapasitas tetap konstan	Pelanggan harus mau menunggu, tetapi kehendak baik akan hilang
Perpaduan produk dan jasa counterseasonal	Sumber daya yang dimanfaatkan secara penuh; memungkinkan tenaga kerja stabil	Mungkin membutuhkan keahlian atau peralatan diluar keahlian perusahaan

Share this post