Kegagalan Sistem Informasi, Masalah Pokok Sistem Informasi & Mengukur Kesusksesan Sistem Informasi

Kesuksesan dan kegagala sistem 

2.1 Kegagalan Sistem Informasi 

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktifitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen, serta menginformasikan sebuah informasi dengan akurat, cepat, tepat waktu, dsb. Dalam arti luas, sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. 

Kegagalan Sistem InformasiPada era perkembangan teknologi saat ini sebuah informasi sangat dibutuhkan dalam kehidupan manusia misalnya untuk menambah sebuahilmu, pengetahuan, wawasan, dan membantu atau memudahkan pekerjaan sehari-hari manusia. 

Sebuah komputer bukanlah satu-satunya teknologi, namun komputer telah membawa banyak sekali perubahan pada kemajuan teknologi di Indonesia, bahkan bias dibilang komputer adalah awal dari kemajuan sebuah teknologi. 

Penyebab Kegagalan pada Sistem Informasi: 

1. Kurangnya Input Dari End User 

Kurangnya keterlibatan end user pada saat proses perancangan sistem akan menemui kegagalam pada saat diterapkan karena terjadi kesenjangan atau gap antara pengguna dan perancangan atau pakar SI. Kesenjangan itu timbul karena keduanya memiliki latar belakang dan kepentingan yang berbeda (user-designer communication gap). Kesenjangan ini pada akhirnya akan menciptakan kegagalan dalam pelaksanaan sistem informasi. 

2. Tidak Lengkapnya Pernyataan Kebutuhan dan Spesifikasi 

Kebutuhan yang telah dirumuskan tersebut apabila tidak mendapatkan dukungan berupa infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan pada sistem informasi. 

3. Pernyataan Kebutuhan dan Spesifikasi Yang Senantiasa Berubah-Ubah 

Penerapan sistem informasi pada suatu organisasi harus dilakukan perumusan dengan jelas tentang kebutuha dan spesifikasi penggunaan sistem informasi tersebut. Pernyataan kebutuhan yang tidak ditegaskan sejak awal akan berdampak negative pada saat sistem informasi diimplementasikan dan pada akhirnya menemui kegagalan. 

4. Kurangnya Dukungan Manajemen Eksekutif 

Apabila penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan dari beberapa unsur manajemen eksekutif sebagai pengambil keputusan maka penerapan sistem organisasi akan menemui kegagalan dan mengakibatkan dampak seperti : terjadi inefisiensi biaya, pelaksanaan penerapan sistem informasi melebihi target waktu yang telah ditentukan kendala teknis serta kegagalan memperoleh manfaat yang diharapkan. 

5. Inkompetensi Secara Teknologi 

Penerapan dan pengembangan sistem informasi sangat membutuhkan peranan manusia sebagai brainware/operator. Apabila sumberdaya manusia dalam organisasi tidak memiliki kompetensi akan perkembangan teknologi yang semakin maju maka penerapan sistem informasi akan mengalami kesulitan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kemampuan SDM akan mengakibatkan pelaksanaan sistem informasi menghadapi kegagalan. 

6. Perencanaan Yang Tidak Tepat dan Tidak Matang 

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung oleh perencanaan yang matang tidak akan mampu menjadi mediator antara berbagai keinginan dan kepentingan dalam suatu organisasi. Sistem yang tidak memiliki road map yang jelas tidak mampu menjadi pegangan dalam melaksanakan sistem informasi sesuai tujuan organisasi.

Sistem informasi yang tidak dirancang sesuai kebutuhan organisasi pada akhirnya akan menemui kegagalan dalam penerapannya dan hanya menimbulkan inefisiensi dalam hal biaya, waktu dan tenaga.

2.2 Masalah Pokok Sistem Informasi 

Masalah-masalah ini bukan hanya karena factor teknikal dari sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non-teknikal yang kebanyakan berasal dari factor-faktor organisasi.Faktor-faktor tersebut adalah: 

1. Desain 

Sebuah sistem mungkin didesain dengan interaksi pemakai(interface)yang relative sedikit.Interface adalah bagian dari sistem dimana pemakai akhir berinteraksi. Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur,budaya,dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

Para teoritis manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat debgan komponen-komponen organisasi seperti tugas-tugas,struktur,orang-orang dan budaya.ketika seluruh komponen ini saling tergantung,perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lainnya. 

2. Data 

Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi.Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan,atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. 

3. Biaya 

Beberapa sistem arahnya bagus,tapi dalam implementasi dan pengoprasiannya memerlukan biaya diatas anggaran .dalam kasus semacam ini,pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan. 

4. Operasi 

Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemprosesan informasi tidak berjalan sebagaimana mestinya.sebuan system yang on-line secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.

2.3 Mengukur Kesusksesan Sistem Informasi 

Tujuan utama diadakannya pengukuran dalam kesusksesan sistem informasi yakni untuk mengetahui seberapa besar pengaruh sistem dalam suatu perusahaan, apakah perusahaan tersebut berkembang dan sukses berkat adanya sistem dalam suatu perusahaan, dan seberapa besar pengaruh sistem dalam menyajikan informasi di suatu perusahaan. 

Terdapat berbagai macam cara untuk mengukur kesuksesan sistem informasi, yakni:

a. Tingkat Penggunaan Yang Tinggi. 

Dalam suatu perusahan, seberapa tinggi perusahaan tersebut bergantung pada suatu system. Hal ini dapat diukur menggunakan monitor parameter seperti transaksi on-line dan polling terhadap karyawan perusahaan tersebut.

Tingkat penggunaan yang tinggi terhadap system sangat berpengaruh terhadap kesuksesan system, sebab dengan penggunaan yang relative tinggi perusahaan dapat berkembang dengan cepat dan efektif. 

b. Kepuasan Pengguna 

Pengukuran kepuasan pengguna dapat dilakukan melalui kuesioner atau pembagian angket serta interview terhadap para karyawan perusahaan. Dari sinilah akan didapatkan hasil apakah perusahaan tersebut berhasil dalam menerapkan suatu system ataukah belum. 

c. Sikap Positif Pengguna Terhadap Sistem 

Merupakan sikap positif para pengguna yang merasa diuntungkan dengan adanya system informasi. 

d. Tujuan Yang Dicapai 

Kita dapat mengukur kesususesan penerapan system dalam perusahaan dengan melihat tujuan perusahaan yang tercapai dengan sempurna. 

e. Imbal Balik Keuangan 

Pengukuran kesuksesan suatu system yang selanjutnya ialah imbal balik keuangan, yang mana terdapat peningkatan penjualan serta keuntungan yang diperoleh perusahaan terhadap diterapkannya system dalam perusahaan tersebut. 

Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu.

2.4 Implementasi Konsep 

Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik social yang cocok, sebagaimana memilih produk yang paling unggul untuk kesuksesan inovasinya.

Secara umum literature yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen. Beberapa tindakan kunci yang diperlukan untuk jangka waktu yang panjang, suksesnya implementasi, dan indikator-indikator kesuksesan : 
  1. Dukungan dana dari dalam 
  2. Penyusunan organisasi baru 
  3. Ketersediaan dan perbaikan yang terus menerus 
  4. Klasifikasi personel yang baru 
  5. Perubahan otoritas organisasi 
  6. Internalisasi program-program pelatihan 
  7. Updating sistem secara rutin 
  8. Promosi orang-orang kunci 
  9. Daya tahan sistem setelah berubah dari bentuk aslinya 
  10. Tercapainya tujuan penggunaan sistem 
Dalam konteks implementasi, analisis sistem adalah agen perubahan. Analis bukan hanya mengembangkan solusi teknis, tetapi juga mendefinisikan konfigurasi, interaksi, aktifitas pekerjaan, dan hubungan struktur antara berbagai kelompok dalam organisasi.

2.5 Penyebab Kegagalan dan Kesusksesan Implementasi 

Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada satupun penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus kesuksesan sistem informasi. Tidak satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa hasil implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut: 

1. Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna 

Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif:
  • Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. 
  • Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. 
2. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi 

Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas.

Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi. 

3. Dukungan Manajemen 

Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan. 

4. Tingkat Kompleksitas dan Risiko 

Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat risiko proyek,, yaitu : 
  • Ukuran proyek: Semakin besar proyek semakin besar pula risikonya. 
  • Struktur proyek: Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan. Pengalaman dengan 
  • Teknologi: risiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal. 
  • Manajemen dan Proses Implementasi: Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek). Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut: Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran Melampaui waktu yang telah diperkirakan Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
2.6 Implementasi Sistem Informasi 

Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna: 

1. Analisis

Waktu, uang dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah. Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangat sedikit bahkan tidak ada. Penempatan staf pada proyek tidak tepat.

Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi sistem yang tidak mencukupi. Pengguna menolak menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek. Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik. 

2. Desain 

Pengguna tidak memiliki tanggung jawab terhadap input untuk aktifitas desain. Sistem di desain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini. Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi. Spesifikasi fungsional tidak di dokumentasikan secara cukup. 

3. Pemrograman 

Jumlah waktu dan uang yang diisyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah. Programmer disuplai dengan spesifikasi yang tidak lengkap. Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis, terlalu banyak waktu terbuang dalam penulisan kode.

Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik-teknik yang berorientasi pada objek. Program tidak didokumentasikan secara cukup. Sumber daya yang diperlukan tidak dijadwalkan. 

4. Pengujian 

Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing lebih rendah. Tim proyek tidak mengembangan rencana tes secara terorganisasi. Pengguna tidak terlibat didalam testing secara cukup. Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review. 

5. Konversi 

Waktu dan uang untuk aktivitas konversi, khususnya untuk konversi data dianggarkan tidak cukup. Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai. Dokumentasi sistem dan pengguna tidak cukup. Evaluasi kinerja tidak dilakukan. Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.

0 Response to "Kegagalan Sistem Informasi, Masalah Pokok Sistem Informasi & Mengukur Kesusksesan Sistem Informasi "

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel